Полезные советы организатору слетов и авиашоу

В этой ветке буду постепенно рассказывать о своём и чужом опыте организации и проведения авиационных мероприятий, накопленных за 5 лет работы в этом направлении. Тема назрела давно, но специалистов на 1/6 части суши по прежнему единицы  . Надо менять эту ситуацию к лучшему  .

Итак, начнем 

Прежде всего потенциальный организатор авиашоу должен понять для себя следующие моменты:
- что всё таки это будет за мероприятие слет/авиашоу или fly-in (программа/количество техники/участников/посетителей)
- какими техническими ресурсами он может располагать (аэродром/инфраструктура/парковки/кемпинг и т.д.)
- какие финансовые ресурсы в наличии и на какие можно расчитывать
- какие временные ресурсы (сколько времени на организацию)
- какое количество помощников будет во время организации и во время проведения

Что за мероприятие?

Есть существенные отличия в организации мероприятия в зависимости от количества участвующих в нем посетителей/участников/ВС и его длительности.

Совсем не сложно организовать небольшой однодневный fly-in, подразумевающий оповещение заинтересованных пилотов с помощью телефона или размещения сообщения на одном из известных и посещаемых интернет ресурсов, с указанием места и времени прилета для небольшой тусовки с групповым поеданием "стодолларовых Биг Магов/пельменей/шашлыков". Такой дружеский завтрак/обед/ужин требует только четкого определения времени и места с назначением пострадавшей от налёта кафешки или пострадавшего владельца ангара, которому нужно будет весь день жарить шашлыкинг и приводить ангар в порядок после тусовки. Такое мероприятие вполне возможно начать организовывать во вторник, намереваясь провести его в ближайшую субботу. Организатором может быть один человек. Завершением этого мероприятия может быть небольшой фотоотчет, составленный его участниками. Финансовые ресурсы на проведение это: 95 долларов на топливо для полета и 5 долл на Биг Мак. Официальной темой может быть всё что угодно, от дня рождения, до дня независимости Бутана.

Если мероприятие планируется более глобальное, авиашоу или слет.....

Для начала хорошенько поспите, возможно эта безумная идея рассосется сама собой и Вы сэкономите кучу времени, нервов и собственных денег. Если желание ещё не прошло, ещё раз хорошенько подумайте, нужно ли это Вам и только в пятый раз утвердительно ответив себе на этот вопрос приступайте к ревизии имеющихся средств и возможностей.

Какими техническими ресурсами Вы можете располагать (аэродром/инфраструктура/парковки/кемпинг и т.д.)


Прежде всего место проведения. От размера аэродрома (посадочной площадки) и его инфраструктуры зависит максимальное количество ВС/участников/посетителей, которые могут безопасно и комфортно разместиться. Для 50 ВС бывает достаточно и одной полосы, но в случае, если их количество больше, крайне желательно иметь магистральную РД и несколько рулёжек для выруливания и сруливания с полосы. Желательно иметь вторую грунтовую полосу в дополнение к ИВП (она обязана быть и иметь хорошее состояние). Две полосы нужны для увеличения пропускной способности аэродрома и для организации посадки находящихся в воздухе бортов в случае блокирования основной полосы в результате авиационного инцидента. Для организации полетов СЛА полезно иметь ещё одну грунтовую полосу на небольшом отдалении от основных полос. На больших мероприятиях СЛА разделяют от легких ВС. Поверьте сверхлегким, очень неприятно, а иногда и небезопасно, заходить на посадку/взлетать после реактивного L-29 или наблюдать взлет вертолета вцепившись зубами в свой мотодельтаплан, рвущийся в полет без участия пилота.

Какие финансовые ресурсы в наличии и на какие можно расчитывать


Как во время подготовки, так и проведения мероприятия возникает масса вопросов, решаемых только при наличии финансов. Вопросы настолько разные, что предусмотреть всё практически нереально. Чем тщательнее будет проработан план мероприятия, тем меньше будет непредвиденных расходов, но они всё равно будут. С запланированными расходами нужно определяться как можно в более ранние сроки и организовывать их финансирование за свой счет или за счет спонсоров, о привлечении которых нужно позаботиться на самом начальном этапе. Никогда не обещайте спонсорам то, что не сможете выполнить и разговаривайте с ними максимально открыто. Если всё будет организовано на том уровне, на котором было заявлено, у Вас появится шанс работы с этим же спонсором и в следующем году, возможно даже с большим материальным вложением средств. В силу того, что извлечение прибыли из организации подобных мероприятий меня всегда интересовало в последнюю очередь, значительную часть затрат приходилось нести самому. Научить Вас зарабатывать или хотя бы компенсировать собственные затраты не входит в мою задачу.

Какие временные ресурсы (сколько времени на организацию)

Подготовкой к проведению мероприятия нужно начинать плотно заниматься как минимум за пол года до начала. Во первых, размещенная заранее информация в интернете о дате и месте проведения позволит участникам и посетителям провести собственную подготовку и приурочить свой отпуск к заданной дате. Далеко не все могут распоряжаться свободно своим временем. Учитывайте интересы участников и гостей в этом вопросе со всей серьезностью.

Какое количество помощников будет во время организации и во время проведения


Кадры решают все (С) - абсолютно верное утверждение  :IMHO Если Вы склонны к суициду, то можете попробовать организовать это мероприятие в одиночку, но боюсь Вы не сможете насладиться своими трудами. Такой порыв может окончиться или длительным запоем или клиникой. У Вас должна быть преданная, работоспособная команда у которой есть драйв. Без драйва это будет очень сложно. Приготовьтесь к регулярным встречам, как минимум раз в 2 недели с переходом на еженедельное общение перед мероприятием. Члены команды должны ясно представлять свои задачи и быть в состоянии их решить. Минимальное количество людей, требуемых для подготовки - 4.
   Волонтеры. Ни одно из сколько нибудь значительных авиашоу просто невозможно организовать без участия волонтеров. Их привлечение, общение с ними, обучение, как в период организации, так и проведения мероприятия одна из важнейших задач, от грамотного решения которой критически зависит мероприятие!

Хорошая команда волонтеров крайне необходима начиная с этапа подготовки а также желательна и после окончания. Главная ошибка при работе с волонтерами, к сожалению наступали на эти грабли, это забыть поблагодарить после окончания мероприятия. Четкая работа волонтеров может скрыть многие недостатки места или ошибки организаторов. Волонтеры оснащеные связью экономят много километров пробега пешком вам и вашим гостям. Выживший после проведения слета волонтер может стать сначала многоразовым а потом и матерым волонтером при правильном использовании и снять с вас большую часть нагрузки в будущем. Хорошему и матерому волонтеру не в падло приехать в другой город... Волонтер в России вид редкий, надо беречь и размножать всеми доступными вам средствами. Так же желательно кормить и располагать отдельным лагерем рядом с штабом во время мероприятия.

Кемпинг

Как только мероприятие начнет претендовать на массовость и несколько дней проведения, встанет вопрос об организации кемпинга. На авиашоу/слете собираются люди из разных мест. Буквально с первого организованного слета география начала расти с огромной быстротой. Слет, проведенный в 2010 году, собрал посетителей и участников не только из разных регионов нашей страны, но и из стран как ближнего, так и дальнего зарубежья. Жилая инфраструктура вблизи аэродрома очень часто не предполагает размещения такого количества людей, да и размещение в непосредственной близости (в шаговой доступности от аэродрома) в одном месте позволяет не ограничивать общение людей рамками официального времени работы слета/авиашоу. Дополнительным фактором является стоимость проживания. Кемпинг позволяет минимизировать издержки посетителей как на жилье, так и на ежедневный транспорт, а аэродром избавить от ежедневного трафика приезжающих и отъезжающих авто.

Кемпинг должен быть размечен на равные прямоугольники, позволяющие разместить авто посетителя и 1-2 палатки. Проезды все время функционирования кемпинга не должны быть блокированы, позволяя немедленно покинуть его в случае эвакуации. Кемпинг должен иметь необходимое количество мобильных туалетов с очисткой как минимум 2 раза в сутки (утро-вечер). Поблизости от кемпинга должна быть питьевая вода, привозная в кубовых емкостях или водопроводная. Также необходимо позаботиться о умывальниках и душевых кабинах. Следует помнить что страна у нас северная и выбирать время проведения мероприятия нужно с учетом погодных условий, предполагаемых на этот момент. Например для Москвы это может быть июнь-август, а в южных регионах май-сентябрь.

Написано хорошо, чётко и понятно, а главное реально и правильно. Хоть в редакцию и печать отдавай...

Maestro сказал(а):

... Хоть в редакцию и печать отдавай...

Нажмите, чтобы раскрыть...

Принтер уже не работает? Или предполагается многотысячная армия организаторов слетов и с принтером можно не успеть снабдить инструкцией всех. 

Добавлю свои 5 копеек: при подготовке мероприятия с ожидаемым количеством зрителей 5-10 тыс чел. особое внимание уделите организации работы зрительской зоны. Его Величество Зритель- существо непредсказуемое, капризное и очень бестолковое, но мы должны организовать так, чтобы он чувствовал себя очень комфортно и уходя домой сожалел, что всё закончилось так быстро...
Начать следует с выбора места для зрительской зоны. Здесь нужно учесть положение Солнца во время проведения показательных полётов. Идеальный вариант- Солнце за спиной Зрителя.
Заранее прикинуть т.н. "точки притяжения" и разбросать их по зрительской зоне с таким расчетом, чтобы не было "скученности" зрителей в одном месте.
Линию оцепления провести по прямой линии, без углов. Угол- самое слабое место.
К работе по организации автостоянки следует привлекать волонтеров, имеющих опыт в этом деле. Учитывайте, что после окончания мероприятия все авто ломанутся на выход одновременно. Чтобы избежать "бутылочного горла" следует сделать несколько выездов, желательно в разные стороны.
Обязательно введите запрет на торговлю воздушными шарами! Зритель имеет такую привычку выпускать их в воздух перед пролетающим самолётом!

Полеты на слете. Основные принципы организации.

Необходимые формальности.

Если пилот заранее не прислал в электронном виде документы, то снять копии с них нужно сразу после прилета. С формальной точки зрения, организатор не должен требовать предоставления каких-либо документов от участников, но в случае визита транспортной инспекции их наличие сэкономит всем время и нервы.

Группа руководства полетами (ГРП).

Минимум два диспетчера, имеющих опыт управления разнотипными ВС (один управляет, другой отдыхает) плюс помощник каждому. Включается в работу до начала слета, обеспечивая прием прибывающих бортов. Интенсивность полетов не должна превышать возможностей ГРП. В случае, если диспетчер не работает постоянно на этом аэродроме ему необходимо выделить достаточное время для ознакомления с районом полетов, оборудованием диспетчерского пункта, схемами документами и т.д. Очень желательно, чтобы диспетчер прибыл для тренировки на этом рабочем месте хотя бы за сутки. Окончанием работы диспетчера в режиме авиашоу является покидание крайним бортом воздушной зоны площадки. Следует обратить особое внимание на тщательность работы во время окончания авиашоу/слета (разлета) и прилета. Многие начинают расслабляться, наоборот сильно устали, торопятся и в этот момент как раз велика вероятность авиационного происшествия.

Ознакомительные и демонстрационные полеты. Планирование полетов. Брифинги.

Сами полеты на слете можно условно поделить на ознакомительные и демонстрационные.

Демонстрационные полеты проводятся в специально отведенной зоне, расположение которой обеспечивает удобство наблюдения для зрителей с одной стороны, с другой – их безопасность. Важно обозначить ограничительную линию показа (show line), пересекать которую пилот не может ни при каких условиях. Для демонстрационных полетов целесообразно выделять час-два во второй половине дня, ограничивая или приостанавливая ознакомительные.

Ознакомительные полеты составляют основной объем на слете. Если количество бортов не превышает 25-30, то в составлении плановой нет особой необходимости. Когда бортов больше, плановая будет нужна. Она упрощает работу диспетчеров и маршалеров, облегчает жизнь пилотам (каждый знает свое время), гарантирует от уплотненного трафика. Плановая составляется на основании заявок, поданных экипажами накануне. На утреннем брифинге распечатанная плановая таблица раздается экипажам.

Утренний брифинг нужен, чтобы:

- довести план, погоду, особенности выполнения полетов в конкретный день
- очередной раз повторить курсы, схемы, зоны, ориентиры, площадки, пригодные для вынужденной посадки и т.д. 
(большие наглядные схемы способствуют запоминанию, подключая зрительную память)
Повторение полезно как для вновь прибывших, так и для тех, кто за ночь забыл все что было на прошлом брифинге
- просто посмотреть пилотам в глаза.

Вечерний брифинг, как правило, не обязателен для всех пилотов, но нужен, чтобы приватно провести разбор полетов с теми, кто успел накосячить.

Уровень подготовки, ответственность экипажей могут сильно отличаться. Надеюсь, в Стерлитамак полетят действительно подготовленные экипажи, но организатор имеет право рассчитывать на худший вариант.

Заполнение анкеты пилота, аналогичной той, что была на СЛА-2010, может заранее позволить определить степень бедствия. А может и не позволить, т.к. по практике прошедших слетов известно, что две трети заявок заполняются в последнюю неделю. Некоторые просто не заморачиваются с анкетами, прилетая без уведомления.
Поэтому организатор должен располагать необходимым запасом разнообразных ГСМ, достаточным местом для стоянок и запасом швартовок.

Безопасность зрителей.

Одна из приоритетных задач организаторов. Если доступ на стоянку открыт для посетителей, то технические зоны, где производится заправка, обслуживание техники, запуск двигателей и т.п. должны быть для них недоступны. Оптимально, если техзона будет непосредственно соединена с РД, по которой можно выруливать на предварительный старт. Все перемещения самолетов со стоянок в техзоны и обратно только на буксире или вручную! Периметр технических зон, не имеющий ограждения, должен по крайней мере иметь маркировку цветной лентой. Доступ в техзоны и на перрон контролируется волонтерами.

Пока все.  to be continued...

soarer сказал(а):

Пока все.to be continued...

Нажмите, чтобы раскрыть...

йес ,плиз...продолжайте .Нам на непальщине  ,в Катманде(---гусары молчать!!!)как раз и предстоит в новом году с этим бодаться .

Позвольте 5 копеек вставить по наблюдениям прошедших слётов.

На мой взгляд крайне желательно предусмотреть организацию стоянки для дельталётов таким образом, чтобы аппараты стояли подальше от самолётов.

И лучше, чтобы палатку можно было бы поставить под аппаратом, чтобы в случае чего можно было быстро перешвартовать крыло под изменившийся ночью ветер.

Ведь кувыркаются дельтики на счёт раз, сдуваются мощными струями выруливающих крейцеров тоже. А потом ремонт 

Здравствуйте. Есть большое желание и интерес (который за год не пропал) поучаствовать в данном процессе волонтером. Опыта нет никакого, на аэродроме был два раза)) летал один раз поджав лапки)). Где будет проводиться мне все равно, но если авианова туда летает - то супер)). О себе: 30 лет, приписка С-Петербург, периодически Ростов, опыт организаторской работы (до 30 человек) присутствует, в финансах пока ограничен, так что спонсора не получится )). Естественно не безработный, так что желательно время/место понимать заранее.
Разумный вопрос зачем мне это.. есть желание познакомиться с пилотами из разных концов страны, и понять изнутри на сколько мне хочется быть пилотом. Посмотреть различные машины и понять по силам ли. Возможно получится удешевить/улучшить процесс обучения на пилота АОН.
Простите если нагло, но это честно. при необходимости - тел скину в личку.
З.Ы- что-то могу начинать помогать до слета, по мере возможности и необходимости. Спасибо.

lenspecstroy сказал(а):

Здравствуйте. Есть большое желание и интерес (который за год не пропал) поучаствовать в данном процессе волонтером.

Нажмите, чтобы раскрыть...

Палатка, продуктов немного (по сложившейся традиции волонтеров кормим, времени на приготовлением пищи как правило у них не остается), здоровья дней на несколько и будешь в гуще событий. А если на день раньше приедешь и на день позже уедешь, то цены тебе не будет вообще. Кроме АОН в Стерлитамак ничего больше не летает. Даже не знаю плохо  это в нашем случае или нет.

aes сказал(а):

Позвольте 5 копеек вставить по наблюдениям прошедших слётов.

Нажмите, чтобы раскрыть...

Саня, ты чё издеваешся....? Вот берешь свою задницу в обе руки и организовываешь... А то я сейчас тоже начну просить соседнее болото почистить и чуть удлиннить...

если позволит время (а при желании подгадать всегда можно) - без вопросов !!! могу и на два дня раньше, в эти дни все самое интересное ИМХО, сам слет - работа. Кто подбросит из МСК или Питера ? )) (машиной не очень хочется, ибо это еще двое суток пути) понимаю что вопрос не по времени, так ремарка..)

Привет всем!!! Уважаемый  lenspecstroy я местный "больной". Стерлитамак идеальное место для проведения слетов, и прежде всего потому,  что кроме АОН пока там ничего не летеет. "Забельский" почти в центре  Уфы, да и аэропорт рядом с "их нравами". До Уфы на самолете, а там еще 100 км. С удовольствием  встречу в аэропорту. Только напомните за несколько дней. Тоже хочу волонтером, если лодочник не против.

Рекомендации из опыта работы волонтера:

1.Волонтерам нужны четкие инструкции что они должны делать. И они должны понимать что делают те или иные группы людей на слете: посетители, пилоты, механики, пассажиры, представители прессы и соответственно регламентировать их нахождение в зонах. Хорошо если есть волонтеры с опытом.
2.Из это следует необходимость четкого деления площади слета на зоны: стоянка ВС, техническая зона, зона запуска двигателей, рулежки, ВПП, кемпинг, зоны для фотографов и операторов.
3.Участники слета кроме посетителей должны иметь беджики, желательно разных цветов, чтобы волонтеры могли определить группу к которой они относятся.
4.Опять же заострю внимание на четкие инструкции как волонтерам вести себя в типовых ситуациях: посетители и фотографы пытаются попасть в зоны запуска двигателя, на ВПП, на рулежку и т.д.
5.Отдельно упомяну про зоны для фотографов и прессы. Желательно им выделить отдельные зоны чтобы они могли беспрепятственно фотографировать взлет и посадку самолетов, где им не будут мешать посетители бегая перед объективами, и они не будут мешать и лезть под винты. В эти зоны пускать зарегистрированных фотографов. Также желательно для прессы при регистрации проводить краткий инструктаж по технике безопасности и зонам в которые у них есть доступ. Приходилось не однократно вытаскивать особо рьяных с ВПП или из под работающих винтов.
6.Зоны запуска двигателей желательно чтоб были огорожены. Увы волонтеров всегда не хватает и постоянно контролировать весь периметр просто нет возможности.
7.Связь наше все. она сильно экономит силы и волонтерам и организаторам. Хорошо если рации будут с возможностью подключения гарнитур. Работа происходит в полевых условиях и повышенного шума поэтому не всегда получается расслышать что тебе говорят.
8.Если для волонтеров организуются полеты, то желательно определится со временем заранее чтоб волонтеры не думали успеют ли они полетать или нет, а спокойно работали.

Doctorrasil
спасибо, вопрос решен )) 
sklif со всем полностью согласен !! понимать что я делаю мне нужно обязательно !!! просто по приказу, без осознания ситуации в целом я уже не смогу. Если рации на меня не хватит, предупредите заранее, поищу у друзей, только частоту потом скажите, не знаю на какой работаете. не обещаю, но постараюсь найти.
за флуд простите, если необходимо - подчищу за собой )
P.S.~ тел. Лодочнику скинул, у Admin aka Velocity я почему-то в черном списке......

Позвольте добавить свои 2 американские копейки по-результатам посещения Ошкоша.

Речь про воркшопы. Их наличие важно для развлечения и привлечения новых авиаторов из числа зрителей. Ощущение того, что ты собственными руками можешь сделать кусок самолета, хоть и маленький, многим меняет мозги и как-то настраивает на позитивный лад всех кто видит в авиаторах недобитых буржуев

Согласен, это довольно тяжело организовать, если слет становится "переезжающим"... в Ошкоше им проще, это их база которую они каждый год обновляют и имеют возможность организовать хорошо оборудованные стационарные места. С другой стороны, СЛА, объективно, еще расти и расти до Ошкоша... и люди более пассивны... значит можно обойтись 2-мя рабочими местами для каждой технологии. Часть технологий можно отбросить и проводить их только для тех которые наиболее востребованы в условиях нашей страны: пластик и алюминь. Для самых маленьких авиаторов можно вспомнить первый год авиамодельных кружков и строить из бумаги или простейшую "стрекозу" (деревянный пропеллер насаженный на круглую палку)

В том же Ошкоше во всех воркшопах, кроме, разве, обтяжки тканью, тренеруют "на кошках":
Алюминиевый воркшоп - это 2 уголка длиной 5 см, кусок листа размером 5х5 см, 4 заклепки с потайной головой и 4 с круглой. Все это склепывается буквой П.
Пластиковый воркшоп - лист пенопласта обклеиваемый стеклом с двух сторон.

Маленькое замечание по-поводу вечерней программы: если каждый вечер участники будут устраивать пьянки и дебоширить до утра - нах такой слет. Учитывая особенности российского менталитета, ввел бы мораторий на все, что крепче пива. Если кто-то не может "общаться" без стакана - это его проблемы, пусть находит другие места, темы и способы общения. Тот же Ошкош - место для всей семьи, с доброжелательной атмосферой... от дедов "за 80" и до мелкотни, которая только трехколесный велик осваивает... с алкоголем это не вяжется совсем.

Я считаю, что не мешает будущему организатору мероприятия пообщаться с теми, кто в Вашем регионе уже не раз проводил подобные мероприятия: это и слёты байкеров, автогонки, спартакиады, сабантуи (национальный праздник) и т. д. Информацию об организаторах и практическую помощь можно найти в  отделах культуры, спорта, "по борьбе с молодёжью" местных администраций. У них много наработок, начиная от подъёма флагов, звуко- и музыкального сопровождения, торжественных процедур, кафе-мафе, туалет-муалет, милиция-пожарные и т. п. Причём, когда их ставишь перед фактом, что "позади Москва" и обратной дороги нет, они вынуждены забЕгать и многие эти вопросы берут на себя, особенно если "Сам" прикажет.

Да, и обязательно надо кому-то заняться продажей наших журналов, дисков, книг, сувениров, значков, атрибутики и т. д.